Asistentka na sekretariáte reklamnej agentúry

• Telefonická komunikácia, prijímanie a prepájanie hovorov
• Evidencia stretnutí vo firme, vrátane starostlivosti o návštevy
• Evidencia a rozdeľovanie došlej pošty
• Evidencia a odoslanie pošty, komunikácia s poštou, riešenie prípadných reklamácií
• Nákup potravín podľa inštrukcií nadriadeného,
• Pravidelná kontrola údajov vo firemných vizitkách a ich aktualizácia
• Zodpovednosť za bezchybnosť všetkých dostupných identifikačných znakov klientov vo výstupoch na klientov aj dodávateľov
• Starostlivosť o poriadok prevádzky (vstupné priestory, kuchynky, rokovacie miestnosti, v prípade potreby dopĺňanie hygienického programu)
• Archivácia písomností, skartácia pridelených dokumentov
• Evidencia výpožičiek zo sekretariátu – dataprojektor, fotoaparáty
• Skenovanie a kopírovanie písomností podľa zadania
• Komunikácia s kuriérskymi službami, evidencia kuriérskych jázd, schvaľovanie faktúr za kuriérske služby
• Evidencia výpožičiek z agentúrnej knižnice, objednávanie kníh do knižnice
• Evidencia sviatkov klientov a zamestnancov (príprava gratulačných listov/mailov)
• Dodržiavanie termínov pravidelnej údržby kávostrojov
• Kontrola pravidelnej dodávky pitného režimu,
• Objednávanie a archivácia periodík,
• Pomoc pri príprave domácich a zahraničných služobných ciest podľa pokynov nadriadených (zabezpečovanie ubytovania, leteniek, letiskových transferov, schvaľovanie faktúr s tým spojených)
• Organizačné zabezpečenie stretnutí v agentúre, občerstvenie počas prezentácií
• Vozový park - termíny servisných kontrol v zmluvných servisoch, termíny STK, objednávanie do autoumyvárky, objednávanie sezónneho prezúvania pneumatík, v prípade potreby nákup nových pneumatík (po schválení nadriadeným), odvoz áut do servisov (požadujeme skúsenosti so šoférovaním aj väčších osobných vozidiel),
• Riešenie poistných udalostí - nahlásenie PU do zmluvnej poisťovne, obhliadky, opravy vozidiel po PU, komunikácia s poisťovňou, následné dosledovanie doriešenia PU
• Spolupráca s inými oddeleniami v rámci agentúry

Toto ponúkame:
- Full-time pozíciu v jednej z najväčších a najúspešnejších reklamných agentúr na Slovensku.
- Pohodlnú stoličku v peknom priestore v centre mesta.
- Ranný bufet s čerstvými ovocnými šťavami a nátierkami, ale aj (ne)pravidlený poobedný snack.
- Pravidelné teambuildingy a iné firemné akcie.
- Medzinárodný priateľský kolektív.
- Lektora angličtiny priamo vo firme.

Svoje životopisy a referencie posielajte na [email protected], do predmetu napíšte "Asistentka na sekretariát"
Vopred ďakujeme všetkým uchádzačom o túto pozíciu. Telefonicky budeme kontaktovať tých z vás, ktorých vyberieme do užšieho výberu. Za pochopenie vám ďakujeme.